学校资产管理对信息技术应用

          山东省蒙阴县孟良崮中学  刘本学

     信息技术的迅速发展，给学校的固定资产管理带来了新的机遇，对固定资产的管理思想、管理理念、管理制度、管理手段、管理方法的创新产生了巨大影响。从校园网络上进行固定资产管理是目前学校最先进的固定资产管理模式，极大的提高了学校固定资产的管理水平。     

学校的固定资产是国有资产的重要组成部分，是学校开展一切教学、科研、管理、经济、交流活动的物质基础，是学校生存和发展的必要条件。随着，国家对学校投入越来越多，投资规模越来越大。运用现代信息技术，加强学校的固定资产管理工作对维护学校财产安全，优化教育资源配置，提高资产利用率，合理安排预算，促进学校整体管理水平的提高，保障学校健康运行和各项事业的可持续发展，具有十分重要的意义。学校总务工作，除了思想政治工作以外，大致有三部分，即办学的基本设施，教学科研的物资供应和为师生员工的生活服务。因此，总务管理主要包括资产管理、财务管理、人事管理、图书资料管理。充分利用信息技术优势进行人财物的管理，也能合理调整，及时补充，避免流失；趋于公开化、民主化，便于监督、便于管理，使学校管理规范化。

一、 传统资产管理工作中出现的问题  

1、重钱轻物，重投轻管，资产闲置、损失、浪费现象严重  

现阶段，我国初等教育的所有经费基本上全都来自于国家的财政拨款，学校如果需要设备投资，只需要每年向教育局计财科提交设备购置申请。一些使用学校为了扩大资产的拥有量，盲目追求设备购置，只用不管的现象比较严重，因此，在资产管理上形成了一种“重钱轻物、重投轻管”的局面。其中比较突出的现象主要有两点：一是，设备闲置或者不能充分发挥设备的投资效益，资源不能共享，设备重复购置，更有甚者设备未被使用便遭到淘汰；二是，使用中的设备很少进行日常维护，利用率不高，致使设备使用寿命缩短、损失严重。

 2、管理手段和工具落后，对资产缺乏动态的管理  

一般学校对固定资产的管理都是采用传统的账、卡、物相结合的方式，由学校的总务处进行统一的管理。由于缺乏直观的数据支持，单位领导和资产管理人员对所在单位的有多少正常运行的固定资产、有多少教学科研仪器设备，并且都分布在哪里了解不足，造成仪器设备的重复购置。更有甚者，将学校配置的电脑等据为己有。学校对这方面缺乏有效的监控措施，固定资产管理如同虚设。

3、账实不符，家底不清

具体表现为： 一是对于大量的资产报废、报损、处置等审批手续不健全，使得“有账无物”的现象比较普遍；二是缺乏必要的办事程序和约束机制。由于学校的各方面发展，部门之间缺少相应的约束机制，致使学校的资产流失和账目不清。

4、管理制度不健全，管理方法不科学

大部分学校都有相应的固定资产采购、验收、报废、处置等规章制度。但是仅仅停留在学校的层面是不够的，每个科室、办公室都应该有一本资产明细账和包含资产使用人签字的资产管理卡片，落实资产管理责任制，确保每一件资产万无一失。但是由于个别领导思想上不够重视，没有建立相应的管理制度和约束机制，不考虑资产的使用情况和使用效率，造成管理现状混乱。

二、信息技术对解决传统资产管理模式中存在的问题的优势

网络具有的各种信息服务功能，能够及时、准确的提供人们所需要的信息资源。网络化的固定资产管理是通过一套功能强大的系统在网上传递固定资产管理信息，实施固定资产管理活动。

首先，通过管理软件的权限设置，在资产管理内部形成权利制约关系。这样，学校就不会拥有绝对的权利部分。资产从采购、验收、信息录入、记账等各项重要的环节都有不同的部门负责，从而有效的控制滥用职权的行为。

其次，对原始数据录入、固定资产增加、资产变动管理、资产处置管理这四种基本的业务类型进行严格控制。例如：在填写固定资产验收单和固定资产建卡过程中，如果没有填写完整就无法提交系统审核，这样就保证了资产信息项的完整准确和一一对应。这样的程序是规范、有效的，而且具有严密的逻辑结构和可操作性，保证在不同的管理层次和管理模式下进行实时操作。

再次，网络化的固定资产管理是一项多层面的管理模式。新购资产的采购、验收、录入、审核、记账等工作都是需要不同的责任人来完成，这样每一件资产的使用人、使用单位、存放地点在系统中就能一目了然。如果在哪一个环节出现了问题，就能很容易的查出责任人。因此，利用信息技术来加强固定资产的管理有很大的透明度，避免了过去的暗箱操作，很好的防止了固定资产的流失。

最后，在网络环境下，任何物理距离都变成了鼠标之间的两点的距离。通过校园网，使得固定资产的管理延伸到学校的任何一个部门。资产管理模式从原来的局部、分散管理向远程、实时、现代化管理的模式转变。学校里的一个成员通过校园网固定资产管理系统的点击，都可以查阅到每一件资产的全部信息。与此同时，也为学校的管理者和决策者提供了良好的资产管理平台。此外，这种现代化的管理模式还可以帮助资源共享，随时调配校内各单位的固定资产，保证资产使用效率。

三、建立合理的固定资产管理制度体系，提高资产管理员的业务素质和管理水平

学校应该建立合理的固定资产管理制度体系，需要报废、报损的资产要严格履行审批手续，及时进行销账和调账处理。对于盘盈的资产，不论何种来源都应该列入财务帐进行体现和管理，及时办理产权变动和相关手续。至少要每年组织一次固定资产盘点，盘点工作应由负责保管、记账等不同职责的人员以及其他于设备无关的人员共同担任清点任务。盘点明细表应该包括：资产名称、类别、资产编号、存放地点、使用人等情况，并且应该由使用部门管理员、归口部门管理员、财务部门管理员三级管理人员进行签字核实，堵塞资产流失渠道，提高资产的使用效率。

信息技术的普及与应用程度直接关系到学校固定资产管理创新的成功与否，有针对性的对资产管理人员进行培训，可以提高财务、固定资产管理人员的适应网络化管理能力。掌握一定的信息技术知识，将经济、财务、网络有机的结合，可以促使资产的网络化、数字化管理。事实表明，对学校学校固定资产管理人员加强现代信息科学和网络技术教育，有利于在市场经济下实现学校固定资产管理创新。

我们要进一步提高对固定资产管理工作重要性和对运用现代信息技术管理固定资产必要性的认识，彻底转变思想观念，积极进行管理创新和体制创新，大力推进固定资产管理工作的规范化、科学化、现代化，不断提高固定资产管理工作水平。